Silkeføre eller klabbeføre i endringsprosesser? 11 tips på veien

29.06.2019

Jeg har møtt mange bedrifter som skal gjøre endringer. Noen steder går det bra. Andre steder går det ikke i det hele tatt. 

Først publisert i Dagens Perspektiv.

Det er mange årsaker til at endringsarbeid møter utfordringer. Én viktig faktor er mangelfull kommunikasjon før og underveis i endringsprosessenFor midt i budsjetter, prosjektplaner og oppfølging av leverandører er det ofte noe som glipper: At man setter av for lite tid og ressurser til å prate med folk.

Skal du i gang med endringsarbeid og vil øke sjansene for å lykkes: Forbered deg på å kommunisere ofte, mye, med mange, i ulike kanaler. Her er en huskeliste på veien.

1. Sett endringen inn i en større sammenheng.

Endringer skjer sjelden for endringens skyld, men av gode, gjennomtenkte grunner. Helst bør endringen være en del av en større plan. Husk derfor å løfte blikket fra dette prosjektet, få fram helheten arbeidet er en del av og vis hvor dette vil føre dere på sikt. Er det noe skikkelig bra der framme som dine kollegaer forstår og tror på, kan endringen bli lettere å gjennomføre.

2. Bruk tall, snakk om folk.

Vi trekker gjerne fram tall og analyser som viser hvor mye tid eller penger bedriften vil tjene på endringen. Ofte glemmer vi å snakke om menneskene og opplevelsene: Hvilke utfordringer opplever kunden deres Trine i dag - og hvordan kan endringen hjelpe henne? Hva er det Marius på kundeservice opplever som knotete - og hvordan kan denne endringen lette hverdagens hans? Ikke vær redd for å bruke sitater, bilder og videoer av folk som deler sine erfaringer (husk bare å spørre om lov først).

3. Lytt, forstå, prat - i den rekkefølgen.

Endringskommunikasjon handler i liten grad om å sitte alene på kontoret og lage nyheter til intranett, sende e-post eller lage presentasjoner til møter. Det må også gjøres, men den viktigste kommunikasjonen foregår der de andre er. Kom deg ut blant folk og lytt, forstå og prat - i den rekkefølgen. Ikke glem de sosiale digitale kanalene bedriften har. Delta i diskusjoner, del store og små ting fra arbeidet.

4. Involver der det har effekt og unngå skinnprosesser.

Involvering er viktig, men gjør det på ordentlig - der folk har reell mulighet til å påvirke. Har styret alt vedtatt å kjøpe inn et nytt system for kundeoppfølging, er det for seint å kalle inn til en workshop for å snakke om hvorvidt det trengs et nytt system eller ikke. Når folk finner ut at de brukte tiden og energien sin på noe som uansett var avgjort på forhånd, forvitrer tilliten raskt. Gå heller rett på sak og finn ut: Hvilke behov har vi til det nye systemet? Hva skal til for at det letter hverdagen vår og gir kundene våre bedre opplevelser?

5. Skap åpenhet - begge veier.

Vær åpen selv, så øker du sjansen for å få åpenhet tilbake. Del underlagsdokumenter, prosjektplaner og skisser underveis, heller for mye enn for lite. Mistanker om skjulte agendaer kan skape frykt og ødelegge tilliten til arbeidet. Forvent også åpenhet tilbake og tenk deg godt om før du bruker anonyme spørreundersøkelser eller forslagskasser. Skal vi kunne forstå og oppklare misforståelser er det greit å vite hvem vi skal snakke med.

6. Bry deg.

En endring som føles liten for deg eller bedriften kan bety mye for enkeltmenneskene som jobber der. Møt reaksjoner og innspill med nysgjerrighet. Hva ligger bak? Er det noe de frykter og ikke vil spørre om når andre hører på? Hvordan er det å være i deres situasjon akkurat nå? Start vanskelige samtaler med undring og lytting, ikke forsvar og kamp.

7. Vær T-Y-D-E-L-I-G og sjekk ut hva folk oppfatter.

Det kan virke behagelig å pakke inn budskap i vage formuleringer eller luftig strategispråk. Men dette kan også få noen ubehagelige konsekvenser. Mangel på tydelighet kan føre til at folk tolker, antar, tror eller gjør noe annet enn det du trodde ble kommunisert. Vær så tydelig som mulig, bruk vanlig språk og sjekk ut hvordan budskapet oppfattes.

8. La det være like greit å være positiv, lunka eller imot.

Det sies ofte at det ligger i vår natur å yte motstand mot endringer. Forskning av NHH-professor Inger G. Stensaker viser at dette er en myte og at mange liker endring. Men folk som er skeptiske snakker ofte litt mer og litt høyere enn andre. Det er dessuten lettere la negative tilbakemeldinger veie tyngre enn positive. Forsøk å få skape en kultur der det er greit at alle synspunkter kommer godt fram.

9. Gjenta. Gjenta. Og gjenta.

Det er sjelden noen klager over for mye kommunikasjon rundt endringer. Snarere tvert om. Har det stått på intranett eller gått ut en e-post, betyr det sjelden at alle har fått det med seg. Bruk mange ulike arenaer, folk og kanaler. Gjenta viktige ting til det nesten kjedsommelige.

10. Evaluer og juster underveis.

Vi følger med på budsjetter og prosjektplaner underveis, men venter gjerne til slutt med å evaluere internkommunikasjonen, hvis vi i det hele tatt husker på det. Gjør det heller til en fast post på statusmøtene og juster kommunikasjonsaktivitetene og innholdet underveis.

11. Ikke gjør alt dette alene.

Selv om du ikke har et team med endringsagenter eller en kommunikasjonsavdeling i ryggen, bør du ikke være alene om å kommunisere. Ansvarliggjør prosjektgruppen din, lederen din og sørg for at mennesker med andre egenskaper og et andre nettverk i organisasjonen enn deg også snakker med folk.

Skap gode endringsprosesser i din virksomhet