7 læringspunkter fra gjennomføring av digital konferanse

26.05.2021

Strategisk, variert, tverrfaglig, involverende, enkelt, effektivt og metodisk. Dette er viktige stikkord fra prosessledelsen av en heldags digital samling med 60 deltakere. 

Prosessarbeid AS hadde ansvar for prosessledelsen av Plan- og dialogkonferansen (POD) i Nittedal kommune våren 2021. I sluttrapporten oppsummerer vi de viktigste læringspunktene arbeidsgruppen satt igjen med i etterkant. . 

Utdrag fra konferansens oppsummeringsrapport:

"Det var første gang POD ble gjennomført digitalt. Med andre ord var dette en gyllen mulighet til prøve ut nye ting og lære om gjennomføringen av digitale prosesser. 

Spørsmålet "Hva tar du med deg fra dagen i dag" fikk mye respons, og tilbakemeldingene i etterkant har vært svært positive. Arbeidsgruppen gjennomførte også et læringsmøte for å høste erfaringer og lærdommer. De viktigste samlede erfaringene kan knyttes til disse stikkordene: 

Strategisk: Planleggingen ble gjennomført av en arbeidsgruppe med politikere, administrasjon og to eksterne prosessveiledere. Gruppen jobbet grundig med å definere mål og suksessfaktorer først. Dette var viktig for å kunne velge relevante digitale verktøy, metodikk og øvelser i den videre planleggingen av konferansen.

Variert: I løpet av konferansen var det stor variasjon i form og metodikk: Deltakerne jobbet alene, i tre forskjellige typer grupper samt i plenum. De gjorde ulike typer oppgaver og delte refleksjoner både i møtechatten og på Menti.com i løpet av dagen. De fikk jevnlige faglige drypp i form av korte innlegg. I tillegg var det satt av god tid til pauser. Tilbakemeldingene viser at det ikke ble monotont eller ensformig med 6 timer foran skjerm. 

Tverrfaglig: Både på konferansen og i arbeidsgruppen jobbet politikere og administrasjon sammen. Tilbakemeldingene viser at denne blandingen skapte god energi og dynamikk, og styrker grunnlaget for videre samarbeid. Selv om deltakerne mistet muligheten for spontan drodling i pausene slik man ville hatt på en fysisk konferanse, ble det lagt opp til litt uformell bli kjent-prat på starten av hvert gruppearbeid. Et forbedringspunkt er å sikre større tverrfaglighet i gruppene under gruppearbeid, slik at det blir ikke rene grupper med f.eks politikere eller administrasjon. 

Involverende: Det var lite enveiskommunikasjon og passiv lytting under konferansen. Deltakerne måtte selv bidra aktivt størsteparten av dagen. For eksempel var ingen av innleggene over 10 minutter. 

Enkelt: De digitale verktøyene som ble valgt var i stor grad kjent for deltakerne, og/eller lette å bruke. Til tross for at det var rundt 60 deltakere tilstede som deltok aktivt, var det få som hadde utfordringer med verktøyene. 

Effektivt: Skiftene mellom grupper og digitale grupperom gikk raskt, og det var mulig at mange bidro samtidig. At deltakerne selv jobbet i digitale verktøyer underveis gjorde innsamlingen av informasjon og dokumentasjonen mer effektiv. 

Metodisk: Å hente inn ekstern kompetanse på digital prosessledelse, metodikk for å engasjere og involvere og gruppedynamikk, blir også nevnt som en faktor."

Skap gode prosesser i din bedrift